Datenschutzhinweise für Online-Meetings (Video-, Telefonkonferenzen, Webinare)

Im Folgenden finden Sie unsere ausführlichen Datenschutzhinweise entsprechend unseren Informationspflichten gem. DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung) für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Online-Meetings (Video-, Telefonkonferenzen, Webinare). Diese Online-Meetings werden via „Microsoft Teams“ durchgeführt, einem Service der Microsoft Corporation.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie des Datenschutzbeauftragten

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist:

Wickey GmbH & Co. KG
Guido Goyen (Geschäftsführer)
Franz-Savels-Strasse 69
52538 Gangelt
Deutschland
Telefon: +49 (0)2454 58 28 490
E-Mail: [email protected]

Datenschutzbeauftragter

Die Wickey GmbH & Co. KG hat einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Bei Fragen rund um den Datenschutz wenden Sie sich bitte an:

Wickey GmbH & Co. KG
z.Hd. Datenschutzbeauftragter
Franz-Savels-Strasse 69
52538 Gangelt
Telefon: +49 (0) 2454 589 890
E-Mail: [email protected]

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von Microsoft Teams aufrufen, ist Microsoft für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist jedoch nur erforderlich, um sich die Software herunterzuladen. Wenn Sie die App nicht nutzen wollen oder können, können Sie Microsoft Teams auch über Ihren Browser nutzen. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von Microsoft erbracht.

Verarbeitung personenbezogener Daten und Zweck der Verarbeitung

Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden nachfolgende Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.

1. - Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename, ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Bevorzugte Sprache
2. - Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort
3. - Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im

Rechtsgrundlage

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Wickey GmbH & Co. KG oder Bewerbern verarbeitet werden, ist § 26 BDSG-neu die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Microsoft Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen oder vorvertraglichen Maßnahmen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorweg transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO bitten.

Speicherorte

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an Online-Meetings in einem Drittland aufhalten. Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Speicherdauer

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen, gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Der Anbieter von Microsoft Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Microsoft Teams vorgesehen ist. Darüber hinaus setzen wir einen IT-Dienstleister für allgemeine Wartungs- und Supporttätigkeiten ein. In diesem Zusammenhang kann es vorkommen, dass der Dienstleister Kenntnis von personenbezogenen Daten erhält. Wir stellen sicher, dass diese Dienstleister – insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit – sorgfältig ausgewählt werden und treffen alle datenschutzrechtlich erforderlichen Maßnahmen für eine zulässige Datenverarbeitung.

Betroffenenrechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte per Mail an den Datenschutzbeauftragten: [email protected]

Widerrufs- und Widerspruchsrecht

Sofern die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligungserklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Ein erklärter Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zur Widerrufserklärung erfolgten Verarbeitung.

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an [email protected]

Beschwerderecht

Sollten Sie eine Veranlassung sehen, mit dem Umgang Ihrer Daten durch uns unzufrieden zu sein oder sind Sie der Ansicht, dass die Datenverarbeitung nicht rechtskonform ist, wenden Sie sich bitte per Mail an den Datenschutzbeauftragten [email protected]. Der Großteil datenschutzrechtlicher Fragen und Probleme lässt sich so voraussichtlich einfach und schnell klären. Wurde Ihr Anliegen nicht zufriedenstellend bearbeitet, haben Sie unabhängig davon das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Aktualität und Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise erforderlichenfalls unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften anzupassen bzw. zu aktualisieren. Für Ihren Besuch gilt die jeweils aktuellste Fassung.

Stand dieser Datenschutzhinweise: Oktober 2022